コワーキングエリアをソーシャルディスタンス確保した会議スペースとしてご利用いただきました

コワーキングスペース ヒカリバ 代表の石川です。

先月2021年8月から今月9月にかけて、山口県においても、新型コロナウイルスのデルタ株に対する感染症感染拡大防止集中対策が行われています。
ヒカリバでも安心安全を確保しつつ、仕事等で必要とされる方にご利用いただけるインフラとしての視点から、さまざまな創意工夫の中で、完全に止めないという断固たる思いの中で運営を行っています。

コワーキングスペースの運営を通してさまざまな方とお話しをする機会もあるのですが、企業の業種や業態によって、

• お客様用の設備や機材の場所を多く取っている
• 元々の会議室をソーシャルディスタンスの確保のために暫定的に執務スペースに転用している

といったような事情で、全役員・従業員が集合できる場所がないところもみられるようです。

さらに、新型コロナウイルス感染症感染拡大防止の取り組みに伴って、大きな会議スペースを提供している公共施設は軒並み休館や予約停止、利用自粛となり、今、このタイミングで、必要な距離を取りながらディスカッションを行うことができる場は限られている状況となっています。

もちろんオンラインツールを活用するということもできるとは思いますが、常時オンラインだけでなく、ツールは適材適所でもあり、対面での打ち合わせやディスカッションが必要となる場面もあるはずです。
私自身がICTを活用したり普及促進したり開発したりする立場ですが、だからこそ、ツールとして最適な選択をしていくというアドバイスやサポート、フォローアップが必要と考えています。

会議室やミーティングルームのご利用が増えています

ヒカリバはコワーキングスペースとしてご利用される方のコワーキングの場でありコミュニティづくりの場であると同時に、シェアオフィス的な形でご利用される方や打ち合わせ、商談などの場としてもご利用いただけるよう、円卓などの設備に加え、会議室とミーティングルームの個室2室を備えています。

オンラインでのミーティングや面談、面接などで、この2室のご予約が急増しています。
オンライン関連の設備として会議用のスピーカーマイクなども備えておりますので、事前にご相談いただければスタッフの方でサポートもさせていただきます。

コワーキングエリアを、机・椅子の配置変更の工夫で会議スペースへ転換

会議室とミーティングルームの2つの個室は、サイズはほぼ同じで設備（机、椅子）が違うという特徴のお部屋になります。サイズが同じであるため、仮に隣の方との距離を例えば1.5メートルないし2メートル以上確保するといったソーシャルディスタンスの確保においては、工夫しても難しいことが多かったり、元々の設備である、会議室10席、ミーティングルーム8席（現在暫定的に6席としております）では収容しきれない人数のご利用を希望されるケースもあろうかと思います。

平時であれば県や市などが持つスペースを借りて会議などを行うこともできるものと思いますが、軒並み休館、貸出停止といった状況にある中で、ヒカリバとしてお手伝いできる範囲でみなさまの活動を支援したいと考えております。

つい先日はそのような条件で、ご利用予定人数は6名程度ながら、ソーシャルディスタンスを十分に確保したいというご要望をいただきまして、会議室では収容が難しいということで、コワーキングエリア全体を使って広々と配置を行って会議スペースとして貸出を行いました。

この状態で会議スペースとしてご予約、ご利用いただいていた時間帯は、代替として扉を閉めて音を遮ることができる会議室を、コワーキングエリアの代替スペースとして配置変更して対応しております。

ご利用後は元に戻しておりますが、このようなご利用の希望にも、できる範囲にはなりますが、柔軟に対応しております。もちろんその日に急にといったものは対応はできませんが、事前にご相談をいただけましたら、対応方法やスタッフの体制等も検討が可能なものもございます。

なお、会議室とコワーキングエリアの両方がともにご予約がない状態で、全体にご利用が数ないことが予想される日など、いくつか条件がありますので、必ず実現できることをお約束するものではございませんが、ご相談いただきまして可否等も検討をさせていただきたいと思います。

お困りのことがございましたら、一度ご相談くださいませ。